Déclaration de protection des données

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

Cette traduction est fournie à titre informatif. En cas de divergence, la version italienne fait foi.

1. Responsable du traitement

ElaraTeq Sagl
Carrale di Mezzo 10, 6533 Lumino, Suisse
IDE : CHE-251.226.490
E-mail : delibera@ticinohub.ch

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse ci-dessus.

2. Cadre légal et bases juridiques

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD/nLPD), en vigueur depuis le 1^er septembre 2023, et, dans la mesure où il est applicable, au règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD).

Les bases juridiques du traitement sont :

• Exécution du contrat (art. 6 par. 1 let. b RGPD ; cf. art. 31 al. 2 let. a LPD) : fourniture des services Delibera.
• Consentement (art. 6 par. 1 let. a RGPD ; art. 31 al. 1 LPD) : fonctions facultatives telles que les résumés par IA et d'éventuels cookies non nécessaires.
• Obligation légale (art. 6 par. 1 let. c RGPD) : conservation des documents comptables et fiscaux.
• Intérêt légitime (art. 6 par. 1 let. f RGPD ; art. 31 al. 1 LPD) : sécurité, prévention des abus et amélioration du service.

3. Données traitées

3.1 Données du compte

Nom, adresse e-mail, mot de passe (enregistré uniquement sous forme de hachage bcrypt), fuseau horaire, langue préférée et, si elle est activée, l'authentification à deux facteurs. Ces données sont fournies par vous lors de l'inscription ou dans les paramètres du profil.

3.2 Contenus et données d'utilisation

Groupes et membres, séances, ordres du jour, notes en direct, décisions, procès-verbaux, tâches, documents téléversés, votes, sondages de planification et signatures électroniques des procès-verbaux. Ces données sont générées par les utilisateurs dans le cadre de l'utilisation de la plateforme.

3.3 Données techniques

Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, date et heure d'accès. Collectées automatiquement à des fins de sécurité, de diagnostic et de prévention des abus.

3.4 Données de paiement

Pour les abonnements payants : données de facturation et statut du paiement. Les données de cartes de crédit sont traitées exclusivement par Stripe et ne sont pas enregistrées par nos soins.

3.5 Cookies

Voir notre politique en matière de cookies.

4. Finalités du traitement

• Fourniture et gestion du service Delibera (séances, procès-verbaux, tâches, planification, votes).
• Authentification et sécurité du compte.
• Envoi d'e-mails transactionnels (convocations, rappels, confirmations, réinitialisation du mot de passe).
• Signature électronique simple des procès-verbaux (hachage SHA-256, identité du signataire, date et heure, adresse IP).
• Génération facultative de résumés de séances au moyen de l'intelligence artificielle (voir ch. 6).
• Facturation et gestion des abonnements.

5. Destinataires et prestataires

Les contenus des séances, notes, procès-verbaux et tâches sont visibles par les membres du groupe concerné. Nous ne vendons ni ne louons de données personnelles et ne les communiquons pas à des tiers à des fins de marketing.

Nous faisons appel aux prestataires suivants (art. 19 al. 2 let. c et al. 4 LPD) :

Les polices de caractères du site sont servies directement par nos serveurs : aucune requête n'est envoyée à des services de polices externes.

6. Résumés par IA (fonction facultative)

La fonction de résumé automatique est désactivée par défaut. Elle n'est activée que si le propriétaire d'un groupe saisit, dans les paramètres de son profil, sa propre clé API Anthropic et demande la génération d'un résumé. Dans ce cas, nous transmettons à Anthropic PBC (États-Unis), au moyen de la clé et du compte du client, les données suivantes de la séance : titre, nom du groupe, date, noms des participants, points de l'ordre du jour, notes en direct et décisions, tâches avec le nom de la personne responsable et l'échéance.

Le traitement par Anthropic est régi par les conditions conclues entre le client et Anthropic. Le propriétaire du groupe qui active la fonction est tenu d'en informer les participants. La clé API est enregistrée sous forme chiffrée et peut être supprimée à tout moment.

7. Communication de données à l'étranger

Les données principales de l'application et la base de données sont hébergées en Suisse chez Infomaniak. Les services accessoires énumérés au ch. 5 peuvent traiter des données à l'étranger (UE/EEE et États-Unis). Selon le Conseil fédéral, l'Irlande et les autres États de l'UE/EEE garantissent un niveau de protection adéquat. Pour les transferts vers les États-Unis, nous nous fondons sur la certification du destinataire au Swiss-U.S. Data Privacy Framework (et à l'EU-U.S. Data Privacy Framework) ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT et la Commission européenne.

8. Durée de conservation

• Données du compte : pendant la durée du compte ; après la suppression, les copies de sauvegarde sont écrasées dans un délai de 30 jours.
• Procès-verbaux et signatures électroniques : pendant la durée fixée par le groupe, compte tenu des obligations de conservation applicables (p. ex. art. 958f CO : 10 ans pour certains documents).
• Journaux techniques : 90 jours.
• Données comptables et de facturation : 10 ans (obligations légales suisses).

9. Vos droits

Dans les limites de la LPD et, le cas échéant, du RGPD, vous avez le droit :

• d'accès : obtenir des informations et une copie de vos données personnelles ;
• de rectification : faire corriger des données inexactes ;
• à l'effacement : demander la suppression, sous réserve d'obligations légales de conservation ;
• à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé ;
• d'opposition et de limitation : vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime ;
• de retirer votre consentement : à tout moment, avec effet pour l'avenir.

Pour exercer vos droits : delibera@ticinohub.ch. Nous ne prenons pas de décisions individuelles automatisées au sens de l'art. 21 LPD.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le chiffrement TLS en transit, des jetons AES-256-GCM pour les liens de planification et de vote, des mots de passe hachés avec bcrypt, le chiffrement des données particulièrement sensibles (p. ex. secrets 2FA et clés API), un hachage SHA-256 pour les signatures électroniques, un contrôle d'accès fondé sur les rôles, des sauvegardes quotidiennes et la journalisation des accès. Plus de détails sur la page Sécurité.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration. La version publiée sur ce site fait foi ; les modifications importantes sont communiquées par e-mail aux utilisateurs inscrits.

12. Autorité de surveillance

Vous avez le droit de déposer une dénonciation auprès de l'autorité de surveillance compétente :
PFPDT — Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse
www.edoeb.admin.ch

Si vous résidez dans l'UE/EEE, vous pouvez également vous adresser à l'autorité de contrôle de votre État de résidence.